مدیریت فعالیت ها بخشی جدا ناپذیر از مدیریت ارتباط با مشتری CRM است که تمام فعالیت های انجام شده توسط کارکنان در شرکت با آن قابل مدیریت می باشد. خیلی از شرکت ها از نرم افزار CRM فقط برای مدیریت اطلاعات مشتریان و افرادی که با آنها در تعامل هستند بهره می گیرند. جالب است بدانید که ، از طریق مدیریت پروژه ها، مدیریت وظایف و فعالیت می توان برای افزایش بهره وری کارمندان در بخش های مختلف از CRM نهایت استفاده را برد.
هر گونه اطلاعات ذخیره شده در یک فعالیت یک منبع مهم اطلاعاتی است که باید توسط همه کارکنان مربوطه قابل دسترسی باشد. با مدیریت فعالیت ها تمامی سوالات روزانه شما قابل پاسخ دادن می باشد. برای مثال آیا تا به حال پیش آمده فراموش کنید چه کارهایی را در طول هفته باید انجام می داده اید؟ هرکدام از این وظایف به کدام مرحله رسیده اند؟ کدام وظایف را به همکاران خود واگذار کرده اید و آیا این وظایف محول شده انجام شده است؟ اینکه هفته آینده شما چه جلساتی دارید؟ چه زمانی می توانید قرار ملاقاتی با آقای ناصری ترتیب دهید؟ چه کسی می تواند وظایف همکاری که مریض شده را پوشش دهد؟ و ….
نماینده فروش می تواند از نتیجه تماس یک مشتری پس از بازدید اولیه او آگاه شود و مدیر فروش به سرعت و به راحتی می تواند دستاوردهای کلی از تمام فعالیت هایی که در بخش فروش در طی یک دوره معینی از زمان صورت گرفته است را مشاهده کند.
بنابراین CRM اطلاعاتی فراتر از نام و آدرس و شماره تلفن مشتریان و افراد را در اختیار شما قرار می دهد و می تواند به عنوان ابزاری برای توانمند سازی واحدهای بازاریابی، فروش و خدمات پس از فروش عمل کند.
مدیریت وظایف
مدیریت وظایف کمک می کند تا کارمندان بتوانند حجم کاری خود را مدیریت کنند. آنها همچنین قادر به ثبت یادداشت های روزانه و جلسات خصوصی خود می باشند. بنابراین، همه چیز انجام شده توسط کارکنان در یک گروه و یا شرکت می تواند به سرعت و راحتی برنامه ریزی و مدیریت شود.
برای مثال شما به عنوان کاربر نرم افزار CRM می توانید وظایفی را که باید در طول هفته، ماه و یا سال آینده انجام شوند را تعریف کرده و مشخص کنید که این وظایف تا چه زمانی و توسط چه شخصی و با کدام اولویت باید انجام شود. در این صورت لیست وظایف تعریف شده ازجمله وظایفی که خود شما مسئول انجام آن هستید و یا وظایفی که به همکاران خود محول کرده اید را در هر لحظه مشاهده خواهید کرد. به علاوه به صورت دقیق مشخص می شود هر وظیفه مربوط به کدام مشتری و یا دپارتمان داخلی و یا حتی پروژه در جریان است، درچه وضعیتی است، انجام شده یا خیر، و چه اولویتی دارد.
مدیران واحد ها نیز با مشاهده وظایف افراد تیم خود، در هر لحظه از آخرین وضعیت انجام وظایف مطلع خواهند شد. همچنین قابلیت ایجاد نظر (comment) در زیر هر وظیفه به افراد تیم ها کمک می کند تا با راحتی بیشتری با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و وظایف را انجام دهند.
توجه کنید که همانند وظایف، می توانید تماس ها و جلسات را نیز مدیریت کنید. برای مثال یکی از مشتریانی که با شما تماس می گیرد، در مورد محصولات/خدمات سوالاتی می پرسد، اما می گوید در حال حاضر قدرت خرید این محصولات را ندارد و یا محصولی را می خواهد که شما موجود ندارید. در این مواقع چه کار می کنید؟ چگونه تماسی برای حدود شش ماه آینده برنامه ریزی می کنید تا با این مشتری مرتبط شوید و دوباره به او پیشنهاد فروش بدهید؟
مدیریت پروژه
حتما تا به حال پیش آمده که پروژه ای را شروع کردید و وظایف مربوط به پروژه را به همکاران خود محول کرده و مشخص کرده اید هر فردی چه کارهایی را به عهده دارد . بعضی از این وظایف پیش نیاز یکدیگرند و بعضی از آنها نیز به موازات هم پیش می روند. پس از گذشت چند روز از شروع پروژه احساس می کنید، پیگیری نحوه انجام فعالیت ها از اشخاص مختلف بسیار سخت و زمانبر شده و همچنین دید کلی از نحوه روند پیشرفت پروژه را از دست داده اید.
با تعریف پروژه در نرم افزار CRM به راحتی می توانید وظایف را به اشخاص مورد نظر محول کرده و وضعیت انجام این وظایف را در هر لحظه مشاهده کنید. همچنین افراد می توانند از نحوه انجام وظایف دیگر اعضای گروه مطلع شده و اطلاعات مورد نیاز را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
بعضی از پروژه ها ممکن است به یک مشتری مربوط باشند، برای مثال پروژه امکان سنجی انجام یک طرح تحقیقاتی که برای یکی از مشتریان انجام می شود. یا شاید بخواهید برای مدیریت کارهای داخلی شرکت خود یک پروژه ایجاد کنید مانند پروژه ارسال خبرنامه.
نرم افزار CRM با اتصال وظایفی که باید انجام شود به اطلاعات شرکت ها و افراد مربوطه، به شما دید کاملی نسبت به پروژه های درحال انجام و افرادی که در هر پروژه درگیر هستند به دست می دهد.
پیش از تماس با شرکت های فروش نرم افزار CRM در مورد نیازهایی که می تواند با نرم افزار پاسخ داده شود تحقیق نمایید.
منبع :سرونو